Tien punten voor elke jaarplanning
Een medezeggenschapsraad die invloed wil hebben, werkt met een jaarplanning of activiteitenplan. Deze tien punten moeten daar zeker in staan om de mr voldoende houvast te geven. Goede medezeggenschap is een gezamenlijke inspanning, dat geldt ook voor de jaarplanning. Een eerdere versie, een voorbeeld van een bevriende school of een format uit een AOb-training kan een goede basis zijn.
De mr is de baas over de eigen planning, maar kijk naast de eigen speerpunten ook naar de planning van de overlegpartner. Die heeft namelijk vaak de sleutel tot informatie in handen, en weet wanneer gewenste gegevens beschikbaar komen.
Trek voor elk onderdeel van het jaarschema voldoende tijd uit om verstrekte informatie te begrijpen en tot een oordeel te komen. Het is heel normaal om een onderwerp vaker op de agenda te zetten: de eerste overlegvergadering is dan bedoeld voor het beantwoorden van vragen en suggesties, in de bijeenkomst daarna komen de mr-leden gezamenlijk tot een beslissing over hun advies, dan wel instemming – of een andere uitkomst.
1. Geldzaken.
Net zoals Prinsjesdag op de derde dinsdag van september bepalend is voor de overheidsuitgaven van het volgende jaar, moet ook op school in het najaar duidelijk zijn waar de middelen in het volgende kalenderjaar heengaan. Na de zomervakantie weet het bestuur hoeveel lumpsum en eventuele andere middelen er te verwachten zijn. Dat is de basis voor de begroting en de mr heeft recht op informatie over dat stuk – uiteraard op een moment dat er nog invloed op uit te oefenen valt. Voor de planning betekent dit een informatieve bespreking over de cijfers, met duidelijke gegevens over de gevolgen van bepaalde keuzes. Ruim dan tijd in om de nieuwe kennis te laten bezinken. De mr geeft daarna een oordeel, zodanig op tijd dat het bevoegd gezag de financiële stukken nog wel kan verbeteren. De cijfers moeten voor 1 januari bij het ministerie van Onderwijs zijn.
Als de begroting, inclusief toelichting op de cijfers op de agenda staat, vraag dan ook naar de meerjarenraming en de terugblik op de resultaten van het afgelopen jaar. Een school die veranderingen tijdig aan ziet komen, kan zich voorbereiden.
2. Personeel.
Het echte kapitaal van de school zijn de personeelsleden. Zij zorgen dat de lichten branden, houden het gebouw schoon, verzekeren de beschikbaarheid van boeken, computers en materialen. En ze staan voor de klas om kennis over te dragen en te toetsen. Hoe het ervoor staat met de professionele ontwikkeling van collega’s en de omvang en samenstelling van de formatie hoort elk jaar in de mr aan de orde te komen. Leerlingprognoses en mogelijke bevolkingskrimp zijn direct verbonden aan de meerjarenbegroting, scholingsplannen en ontwikkelingen binnen de formatie verdienen een eigen agendapunt. Spreek zo nu en dan (hoeft niet elk jaar) ook over de professionele ruimte van leraren: hebben zij voldoende vrijheid om hun vak in te vullen? Heeft het team een professioneel statuut opgesteld?
3. Taakbeleid.
Evalueer in april wat goed loopt en wat voor verbetering vatbaar is. Aan het systeem van taakbeleid sleutelen moet ruim voor de zomer gebeuren, want anders ligt vrijwel alles al vast. De mr bemoeit zich niet met individuele toedeling van taken, maar wel met het systeem en de manier waarop de school minder noodzakelijke taken schrapt en nieuwe ambities toevoegt. Let bij dit punt van de jaarplanning op de cao-afspraken en een goede samenspraak met de betreffende teams, want zij hebben hun eigen rol in het afsprakenstelsel rond het taakbeleid. Hoe beter teams en mr met elkaar samenwerken, des te prettiger is het resultaat.
4. Gebouw.
Scholen worden gebouwd om lang mee te gaan, maar ze hebben wel aandacht nodig, zeker in de meerjarenbegroting. De noodzakelijke investeringen in ventilatie vanwege de coronapandemie maakten weer eens duidelijk dat beknibbelen op het gebouw als een boemerang terugkomt. Veranderingen in het onderwijsprogramma kunnen ook gevolgen hebben. Bespreek dus eenmaal per jaar of het gebouw nog zit als een prettige jas.
5. Vergaderingen.
Vanzelfsprekend staat in de jaarplanning hoe vaak de mr bij elkaar komt. Maak onderscheid tussen bijeenkomsten met de overlegpartner, en de mr-vergadering waarin u onderling afwegingen maakt en besluiten neemt. Die bespreekt u daarna met de overlegpartner.
6. Koers.
Het schoolplan dat de laatste keer met instemming van uw mr is vastgesteld, blijft vier jaar geldig. Bespreek eenmaal per jaar of bijstellingen nodig zijn en ruim extra tijd in als het moment van vernieuwing aanbreekt. Besprekingen over een nieuw schoolplan gaan niet uitsluitend over dat ene document, want het hangt sterk samen met koers en visie van de organisatie – en die heeft vermoedelijk meerdere scholen onder haar hoede. Als het tijd is om de schoolplannen te vernieuwen, zouden het college van bestuur en de gmr een bredere discussie over de koers moeten voeren. Die hoort zich niet af te spelen in het luchtledige, dus houd contact met de gmr en claim als school en medezeggenschapsraad de ruimte om mee te praten, op welk niveau dan ook. Reken op meerdere gespreksrondes.
7. Onderlinge verhoudingen.
De waan van de dag en de dwang van de agenda leiden al snel tot volle overlegvergaderingen. Ruim in de planning dus ook tijd in om eenmaal per jaar na te gaan hoe het ervoor staat met de onderlinge verhoudingen. Hoe denken de mr-leden over de gang van zaken in eigen kring? Wat voor mr willen ze zijn? Is de verhouding met de overlegpartner goed genoeg, optimaal, of zijn er verbeterpunten? Medezeggenschappers kunnen een eigen ‘heidag’ houden met een adviseur om het over strategie en rolverdeling te hebben. Denk bij dit alles vervolgens aan de andere kant van de overlegtafel: een stevige medezeggenschapsraad durft ook aan te horen hoe de gesprekspartner een en ander evalueert.
8. Verkiezingen.
De procedures voor kandidaatstelling en stemming verdienen aandacht in het activiteitenplan als het een verkiezingsjaar is. Dan is er een verkiezingscommissie nodig. Ook buiten zulke jaren verdienen verkiezingen een plekje in de jaarplanning. Sta eenmaal per jaar stil bij het rooster van aftreden en bespreek hoe de huidige mr-leden opvolgers kunnen werven. Want hoe fijn het ook is als kandidaten zich spontaan melden, dat enthousiasme komt in de praktijk nog veel te weinig voor.
9. Scholing en ondersteuning mr-leden.
Goede en evenwichtige medezeggenschap ontstaat als de mr-leden weten waar ze het over hebben. Dat gaat niet vanzelf, dus neem in de jaarplanning ruimte op voor mr-scholing. De AOb heeft een reeks mr-cursussen in het scholingspakket, waarbij de trainer desgewenst naar de school toe komt. Over het geld hoeft de mr niet te onderhandelen; scholing is een essentieel onderdeel van het takenpakket, net zoals bij bestuurders. Datzelfde geldt voor een abonnement op het mr-servicepakket voor directe ondersteuning.
10. Communicatie.
Medezeggenschappers hebben mandaat omdat ze zijn gekozen, maar ze handelen niet op eigen houtje. Contact met de achterban is een essentiële taak, dus hoort in de jaarplanning. Spreek minimaal af dat er na iedere mr-vergadering een nieuwsbrief of ander bulletin verschijnt over de behandelde onderwerpen. Zulke informatie aan de achterban hoeft niet te wachten tot er duidelijkheid bestaat over alle details. Integendeel, zolang er nog bewegingsruimte is, kan de achterban met aanvullingen komen en zinnige vragen stellen. Een meningspeiling onder de achterban kan als mogelijk toe te passen instrument ook vermeld staan in de jaarplanning. Of het nodig is, blijkt tijdens de uitvoering vanzelf. Vergeet tot slot niet om het mr-jaarverslag te maken en te delen met de achterban.