Tellen fte’s is pas het begin van gesprek over formatieplan

Elk voorjaar staat het formatieplan op de mr-agenda, een belangrijk instemmingsrecht. De cijfers moeten kloppen, maar veel belangrijker is inzicht in de balans tussen taken en menskracht. AOb-trainer Saskia van der Schaaf: “Het is voor iedereen belangrijk om te weten: met deze mensen gaan we het doen.”

De formatie is één van de belangrijkste onderwerpen die in de medezeggenschapsraad aan de orde kunnen komen, vindt trainer Saskia van der Schaaf. “De hamvraag is natuurlijk: met wie werk ik samen op school? En: hoeveel geld is er, is er meer of minder geld dan vorig jaar, kunnen we ons personeelsbestand uitbreiden of moeten we krimpen?” Het bestuur moet het formatieplan voor 1 mei vaststellen, dus het moet uiterlijk in het voorjaar op de mr-agenda staan.

Het instemmingsrecht op de samenstelling van de formatie staat in artikel 12, lid b van de Wms. Naast de vraag wie je collega’s zijn in het komende jaar draait het er ook om hoe de formatie precies is samengesteld. “Hoeveel procent van de beschikbare middelen gaat er naar de directie, hoeveel naar ondersteunend personeel als toa’s en klassenassistenten en hoeveel naar de docenten? Hoeveel naar het primaire proces, en hoeveel gaat er naar overhead, naar het stafbureau bijvoorbeeld of de conciërges?”

Het formatieplan moet dit duidelijk maken. Het stuk beschrijft niet alleen de keuzes voor het komende jaar, maar ook wat de school de komende vier jaar verwacht: leerlingenaantallen, de gewenste klassengrootte, de gemiddelde leeftijd van het personeel en de vooruitzichten op natuurlijk verloop in het personeelsbestand.

Als alles hetzelfde blijft als het jaar daarvoor, is er vaak niet zoveel stof voor discussie. Eigenlijk is dat maar zelden het geval. De directeur krijgt bijvoorbeeld een subsidie toegewezen en wil de zorgformatie uitbreiden. Wat als er ineens een ingrijpend voorstel voor verandering ligt? Denk bijvoorbeeld aan het voornemen om de directie te halveren of verdubbelen. Daar kan een directe aanleiding voor zijn, ziet Van der Schaaf in de praktijk. “In het voortgezet onderwijs stapt een school dan bijvoorbeeld over op meer zelfsturende teams. Daarna heb je waarschijnlijk minder conrectoren nodig.”

Oudergeleding

Voor elke wijziging in het formatiebeleid geldt: de personeelsgeleding in de medezeggenschapsraad heeft instemmingsrecht. De oudergeleding van de mr heeft hier wettelijk gezien geen zeggenschap over, maar mag natuurlijk wel een mening geven. Van der Schaaf: “Natuurlijk vinden ouders daar ook wat van. Dat standpunt is het waard om gehoord te worden. De mening van ouders kun je als personeelsgeleding en directie wel meenemen in je overwegingen.”

Bij het gesprek over de formatie hoort een duidelijk en actueel overzicht. Welke functies zijn er op onze school? Hoe zit het met de functiemix: hoeveel mensen hebben we in elke schalen? Hoe zit het met de vaste en de flexibele formatie? Bestaat onze flexibele schil uit zzp’ers, of komen deze medewerkers via een uitzendbureau? Hoeveel vrijwilligers werken er bij ons? Het formatie-overzicht dat de medezeggenschapsraad voor zich krijgt is vaak geanonimiseerd, maar op de meeste scholen is het geen geheim wie in welke schaal zit.

NPO-middelen

Zo’n ‘organogram’ moet je duidelijk voor je zien bij het gesprek over de formatie, zegt Saskia van der Schaaf. “En de laatste jaren moet je nog een onderwerp bij dat gesprek betrekken, namelijk: wat hebben wij gedaan met de middelen uit het Nationaal Programma Onderwijs? Beïnvloeden die de formatie?”

Die NPO-middelen zijn in het schooljaar ’24-’25 voor het laatst in te zetten. “Als medezeggenschapper wil je natuurlijk wel weten wat er gebeurt als dat extra geld er niet meer is. Vallen er dan gaten in de formatie?”

Datzelfde geldt voor alle eenjarige of meerjarige (project)subsidies, zegt zij. “Je moet weten: beïnvloeden die de formatie?”

Loopbaanperspectief

Vooruitkijken is ook van belang. Wat zijn de plannen voor de toekomst, wat wil het managementteam met de formatie? Wie kan er nog groeien, hoe zit het met het loopbaanperspectief van de oop’ers?

Saskia van der Schaaf: “Het mooiste is natuurlijk als het hele team al is meegenomen in de plannen, en het daarna pas aan de orde komt in de medezeggenschapsraad. Het is voor iedereen belangrijk om te weten: met deze mensen gaan we het doen. Stel een ib’er gaat één dag per week meer werken, dat heeft ongetwijfeld consequenties en is een belangrijke beleidswijziging. Of er zit een pensionering aan te komen: waar vallen dan de gaten en hoe kun je daarop anticiperen? Belangrijk gespreksonderwerp voor de mr.”

In deze tijd van grote lerarentekorten is natuurlijk meer de vraag: wáár vinden we nieuwe collega’s? Op veel scholen zitten permanent gaten in de formatie, ook dat moet je als mr niet uit het oog verliezen als het formatieplan op de agenda staat: wat zijn de consequenties, hoe houden we de negatieve gevolgen zo beperkt mogelijk?

Van der Schaaf: “Alle taken die er zijn, moet je toch verdelen over het personeel dat er wel is.” Ze waarschuwt verder tegen ongewilde verschraling van het werk: “Blijf opletten. Mensen moeten, ondanks de personeelstekorten, ook de kans krijgen om zich te scholen, te professionaliseren.”

Cursus formatieplan voor medezeggenschappers primair onderwijs:

https://www.aobmedezeggenschap.nl/cursussen/taakbeleid-formatieplan-en-financien/

Cursus formatieplan voor medezeggenschappers voortgezet onderwijs:

https://www.aobmedezeggenschap.nl/cursussen/formatieplan-en-taakbeleid-vo/

Ook interessant voor jou