Alle cijfers op een presenteerblaadje

Scholen moeten in hun jaarrekening voortaan verplicht een toekomstprognose opnemen. Daarin horen voor de volgende drie jaar onder meer gegevens te staan over de verwachte personele bezetting, de leerlingaantallen, de financiële reserves en eventuele risico’s. De vooruitblik in deze zogeheten continuïteitsparagraaf geeft de mr meer inzicht in het financiële reilen en zeilen van de school. De schoolleiders moeten bovendien aan serieus risicomanagement gaan doen. Welke beren zien zij op de weg en hoe zal de school die het hoofd bieden? Paul Hellings, financieel beleidsadviseur bij de AOb, ziet nog veel ruimte voor verbetering: “Het denken in termen van risicomanagement is in het primair en voortgezet onderwijs niet goed ontwikkeld. Daar moeten bestuurders echt mee aan de slag.”

Amarantis voorkomen

De door het ministerie opgelegde uitbreiding van de Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs (RJO) zal de bestuurskracht in het onderwijs versterken, is de achterliggende gedachte. En bovendien integraler toezicht mogelijk maken, zoals de inspectie ook graag wil. Niet alleen onderwijsinhoudelijk, maar ook financieel dienen scholen elk jaar snel doorgelicht te kunnen worden. Dit moet naderende problemen langer van tevoren duidelijk maken en bijvoorbeeld een nieuw drama als bij Amarantis voorkomen

De AOb is blij met de verplichting, zegt financieel specialist Hellings. Ze vergroot de noodzakelijke transparantie waar de bond al jaren op hamert. “De jaarrekening was nooit zo interessant voor de mr omdat er alleen terug werd gekeken. Nu gaat het om een blik in de toekomst.” De daarvoor bedoelde meerjarenbegrotingen werden te vaak ‘met een natte vinger in de lucht’ gemaakt, bleek uit mededelingen van de po-raad. Daar schat men aan de hand van de beschikbare informatie dat op dit moment tweederde van de basisscholen een meerjarenbegroting maakt, terwijl één op de drie scholen aan risicomanagement doet.

Maar zelfs al heb je een meerjarenbegroting, dat is het maar de vraag of die inhoudelijk ook ‘beleidsrijk’ is, zegt Hellings. “De po-raad erkent dat een deel van de scholen, ook al hebben ze zo’n meerjarenbegroting, bij het tweede en derde jaar gewoon dezelfde getallen als bij het eerste jaar invult.”

Veel scholen moeten vanwege de nieuwe regels dus serieus aan de bak, concludeert de AOb. En als de mr ziet dat de cijfers nog steeds drie jaren achtereen hetzelfde blijven, is het natuurlijk tijd om vragen te stellen, adviseert Hellings. “Bij checks & balances gaat het om de hele keten van toezicht die beter moet functioneren. Dus niet alleen de raad van toezicht, maar ook de gmr en mr. Het zijn allemaal schakels in dezelfde ketting.”

Hij ziet te vaak dat een mr zich met een kluitje in het riet laat sturen. “Dan zegt een directeur: het geld is op. De mr houdt meteen zijn mond.” Als mr krijg je door de nieuwe regeling meer invloed op de financiën in de schoot geworpen, vindt Hellings. “Daar moet je je voordeel mee doen, want dat betekent ook meer invloed op het beleid.” Als blijkt dat de gewenste nieuwe huisvesting een risico is, moet je dat als mr aan de orde stellen. “Hoe groot is het risico, en moeten we het dan wel doen? Kloppen die leerlingprognoses wel? Je kunt veel dingen zien: bijvoorbeeld als er mensen een vaste aanstelling krijgen op grond van niet-structurele middelen, subsidie van de gemeente of zo. Dat is niet verstandig natuurlijk.” Veel mr-leden roepen snel dat ze ‘niks met financiën hebben’. Houd daar nou eens mee op, adviseert Hellings. “De financiële deskundigheid is bij veel besturen ook niet optimaal. Je hoeft niet alles te weten, je moet gewoon kijken, op je boerenverstand afgaan en vragen stellen. Hoe staan we ervoor en wat zijn de verwachtingen? Staan de stoplichten op groen en zo nee, hoe komt dat en wat kunnen we eraan doen.”

Vragen stellen

Natuurlijk hoor je als mr-lid wel de kengetallen van je school te kennen en te begrijpen. Maar ook als je geen affiniteit met financiën hebt, kun je door vragen te stellen invloed uitoefenen als mr-lid. Hellings schudt mogelijke gespreksonderwerpen op dat gebied zo uit z’n mouw: “Wat is er op jouw school gebeurd met het extra geld uit het herfstakkoord? Dat kwam pas los toen de begroting al klaar was. Wordt dat ingezet voor nieuw beleid of worden er gaten mee gevuld? Wordt het toegevoegd aan de reserve? En zo ja, waarom dan?” Je moet als mr met je bestuurders willen praten over dit soort financiële zaken, vindt Hellings. “Zo krijg je grip op wat er speelt in je organisatie, welke risico’s het bestuur ziet en hoe ze die willen beheersen. Als mr weet je nu in een veel vroeger stadium hoe het ervoor staat.”

Tot nog toe moest elke mr zelf zoeken naar de cijfers. Die waren wel beschikbaar, bijvoorbeeld op de site van DUO. “Maar dan moest je flink doorklikken. Nu moet de directie de getallen gewoon netjes invullen: hoeveel leerlingen ver- wachten ze, wat zit er in de reservepot, wordt dat meer of minder. Op een paar A4-tjes staat straks heel veel belangrijke informatie. Je hebt meteen de kern te pakken.” Door de meerjarenplanning kun je als mr ook makkelijk terugkijken, alles erbij pakken en checken: zijn de verwachtingen uitgekomen, zitten we erboven of eronder? Hellings: “Belangrijk, zeker omdat een mr natuurlijk vaak snel van samenstelling wisselt.”

Professioneler

Zowel het ministerie als de bonden hopen dat het financieel beleid zo steeds meer een ‘continu proces’ wordt, waar alle betrokkenen professioneler mee omgaan. Dit eerste jaar (met de gegevens over 2013) is een overgangsjaar, zegt Hellings. “Beschouw het als mr ook als leerjaar. Begin het gesprek erover.” De financieel specialist van de AOb is blij met de nieuwe maatregel, die tot meer openheid zal leiden, daarvan is hij overtuigd. “Ik beschouw het als mijn missie om eraan bij te dragen dat de mist verdwijnt die altijd om cijfers en financiën hangt. Directies creëren die mist soms bewust, en mr-leden haken te snel af. Dit is een extra handvat om over het geld te praten. Dit is de kern van wat je als mr moet weten over de financiën van je organisatie en die krijg je vanaf nu op een presenteerblaadje aangereikt. Daar moet je je voordeel mee doen.”