Ambtelijk secretaris kan regelwerk uit handen nemen

Hoeveel medezeggenschapsraden met een ambtelijk secretaris werken is niet bekend, want er bestaat geen registratie. “Het worden er wel steeds meer”, merkt Janny Arends, senior-beleidsmedewerker bij de Vereniging Openbaar Onderwijs (VOO). De VOO juicht dat toe: “Het is goed voor de professionalisering van de medezeggenschap”, vindt Arends. “Wees eerlijk: notuleren is voor de meeste mensen niet heel spannend, maar het is wel belangrijk dat het goed gebeurt. De facilitering voor het mr-werk is bovendien vaak krap. Dus als iemand goed kan notuleren, neemt die de mr al veel werk uit handen.” De ambtelijk secretaris duikt nu nog bijna alleen op bij gmr’s, en bij grote scholenkoepels, is haar ervaring. Als het aan de AOb ligt, komt er in de cao voortgezet onderwijs een steviger fundament onder deze functie in de medezeggenschap, zegt sectorbestuurder en onderhandelaar Herman Molleman: “We leggen de laatste hand aan een gezamenlijke inzet van de bonden.”

Flexibel

Notuleren is de meest basale invulling van het werk van een ambtelijk secretaris, maar er is natuurlijk veel meer mogelijk, zegt Arends. “Je kunt de linking pin zijn tussen gmr en mr-leden. Er lopen nu vaak geen goede lijntjes. Je kunt adviseren over scholingsmogelijkheden voor medezeggenschappers. Je kunt één of twee keer per jaar themabijeenkomsten organiseren voor de mr-leden van jullie organisatie, of een nieuwsbrief uitbrengen. Het takenpakket is flexibel, je kunt het in overleg met het dagelijks bestuur van je mr zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Het helpt allemaal om de medezeggenschap te versterken; er is een wereld te winnen.”

Ook Philippe Abbing, rayonbestuurder bij de Algemene Onderwijsbond, vindt dat gmr-leden de aanstelling van een ambtelijk secretaris moeten overwegen. Het scheelt veel werk in de uitvoering: notuleren, agenda opstellen, vergaderlocatie regelen, stukken verzamelen en distribueren: “Die uren kun je als medezeggenschapper beter aan de inhoud van het werk besteden.”

Een professionele ambtelijk secretaris kan het eigen takenpakket uitbreiden, zegt hij. “Je kunt de stroomlijner van processen zijn. Je hebt een onafhankelijke rol in de organisatie en kunt kijken: verloopt alles zoals het moet. Bij een fusie bijvoorbeeld, kun je zowel de medezeggenschap als de bestuurder adviseren over de inrichting van het proces, waar het medezeggenschap betreft. Met wie wil je spreken en hoe vaak? Je bent een soort geweten van de medezeggenschap. Je bent aan de voor- en de achterkant heel erg druk, maar je zit niet op de inhoud.”

Niet boos worden

Abbing merkt dat inzetten van een professionele ambtelijk secretaris voor meer tevredenheid kan zorgen bij zowel bestuur als medezeggenschappers. “Het scheelt enorm als een mr niet boos hoeft te worden om stukken die er niet op tijd zijn of dat een bestuurder hen niet meeneemt in een proces. Een ambtelijk secretaris kneedt aan twee kanten en regelt dat soort zaken van tevoren goed.”

Ziet Abbing ook nadelen? “Eigenlijk niet. Ja, het kost geld, maar het bestuur hoort dat gewoon te betalen. Ze hebben er zelf ook voordeel bij als het allemaal soepel loopt.” Hoeveel uur een ambtelijk secretaris nodig heeft hangt vooral af van de omvang van de organisatie en de keuzes bij de invulling van de functie. Janny Arends: “Ik denk dat je met acht uur per week een heel eind komt.”

OMO: gmr-lid met dubbele uren

Willem Norbruis is al zes jaar secretaris van de gmr van de vereniging OMO (Ons Middelbaar Onderwijs). Met de voorzitter en de vicevoorzitter vormt hij het dagelijks bestuur van de gmr. Hij is ook lid van de mr van zijn school, het Elzendaalcollege (met locaties in Boxmeer en Gennep). OMO werkt bewust met een secretaris die ook lid is van de gmr, zegt Norbruis, en niet met een ambtelijk secretaris. “Als ambtelijk secretaris sta je buiten de medezeggenschapsraad en ben je in dienst van het bestuur. Dat zou kunnen botsen met de betrokkenheid bij de medezeggenschap.” Bij OMO is elk pgmr-lid ook mr-lid op de eigen school. Norbruis vindt het een groot voordeel dat hij als secretaris ook ‘met zijn voeten in de klei’ staat. “Zeker nu in coronatijd merk ik hoe prettig het is dat ik als gmr-lid dicht bij leerlingen en ouders sta. De gmr is natuurlijk een bovenschools orgaan, maar ik kan het ook vanuit het kleinschalig perspectief bekijken. Dat heeft veel voordelen. Ik heb veel informele contacten op scholen, er zijn korte lijntjes en ik ken mijn achterban, weet wat er op de scholen speelt en dat zorgt voor veel inzicht.”

Het secretariële werk ligt hem goed, maar het kost natuurlijk veel tijd, zegt hij. “Wij worden goed gefaciliteerd door het bestuur. Als lid van de pgmr krijg je bij OMO een vrijstelling van 350 klokuren (1 werkdag per week). Als secretaris krijg ik het dubbele, plus een bonus van 40 klokuren.” Is het genoeg? “Je kunt natuurlijk niet op de seconde uitrekenen hoeveel werk het is, maar ik heb geen reden om te klagen en tegelijkertijd heb je die uren echt wel nodig bij een organisatie als de onze.”

Wat zijn de voornaamste werkzaamheden? “Ik verzorg de notulen, stel met het db de conceptagenda op, houd afspraken bij, maak het jaarverslag, werk mee aan het eigen gmr-scholingsprogramma voor de mr-s van de OMO-scholen, organiseer jaarlijks het gmr-OMO-congres en vergader een dag per week met het dagelijks bestuur van de gmr.”

Heeft hij als secretaris extra invloed? “Dat zou je kunnen denken, dat je invloed hebt op de prioritering van de agenda en het opstellen van de jaaragenda. Maar ook al klinkt het misschien als een solistische functie, dat is het natuurlijk niet. De invloed zit meer bij het hele dagelijks bestuur. En zelfs daar geldt: je opereert niet geïsoleerd, je doet het samen met je collega’s.”

Lucas: professioneel, maar niet inhoudelijk
Ilonka van Hagen geeft secretariële ondersteuning aan de gmr van de vo-afdeling bij Lucas Onderwijs in Den Haag. Daarnaast werkt zij op het secretariaat van het college van bestuur. “Ik doe voor de gmr echt het secretariële werk; de samenstelling van de agenda, verslaglegging, verzamelen van stukken en verspreiden daarvan. Mijn werk voor de gmr is beslist niet inhoudelijk, maar ik denk dat het juist wel aan de professionalisering van de medezeggenschap bijdraagt.”
Zij vindt haar onafhankelijke positie een groot voordeel: “Zo houd je de verhoudingen goed tussen cvb en mr.” Niet dat er frictie is, benadrukt ze “We hebben een transparant cvb, er zijn beslist geen twee kampen of zo. Maar omdat ik geen partij ben en wél de organisatie goed ken, werkt het prettig voor iedereen. Het is win-win. Ik ben gastvrouw en doorgeefluik, maar ik kan hier en daar ook wel een beetje prikken.”
Van Hagen is niet aanwezig bij het besloten deel van de vergadering, waar de gmr besluiten en adviezen vaststelt. “Iedereen kan vrijuit spreken en via een mail krijg ik achteraf te horen wat er besloten en geadviseerd is voor de notulen.”
De gmr werkt overigens geheel papierloos, via iBabs: “Vroeger stond ik uren te kopiëren en moest ik alles per post verzenden. Dit is een geweldig systeem.” Ze schat dat ze nu misschien anderhalve dag per vergadering bezig is met alle secretariële werkzaamheden “Vooral achter de poppetjes aanzitten die de stukken aan moeten leveren om die te kunnen uploaden.”
Cor Verbree is lid van de personeelsgeleding van de Lucas-gmr en de secretaris. Hij is enorm tevreden over deze manier van werken, zegt hij. “Ik hoef geen notulen te maken, alleen een klein verslag van het besloten deel en de besluitenlijst. Ilonka maakt een uitgebreid verslag van onze vergaderingen, daar zou ik geen tijd voor hebben.”
Hij ziet uitsluitend voordelen aan deze manier van werken. “De grootste hap van het werk is toch om al die documenten klaar te zetten en het verslag schrijven. Ilonka heeft korte lijntjes met het cvb, ze zit dicht bij het vuur. Dat werkt snel, dat merken wij wel. Ik zie geen nadelen aan de manier waarop wij het doen. De rol van iedereen is duidelijk, er loopt niets door elkaar. Onze secretaris heeft geen inhoudelijke rol.”

Essentius: professionele oude bekende
Bij stichting Essentius (9 katholieke basisscholen in Gelderland) werkt de gmr sinds dit schooljaar met een benoemde ambtelijk secretaris. “Heel erg fijn”, vindt pgmr-lid Judith Trip-Vriezen. “Voorheen maakten we de notulen om beurten of was een personeelslid uit de gmr secretaris. Niemand was daar echt blij mee. Je wilt je in de gmr met de inhoud bezighouden. Als je dan ook nog notulen moet maken terwijl je daar geen ervaring of affiniteit mee hebt, is dat best ingewikkeld.”
Het was geen probleem om de directeur-bestuurder te overtuigen van het nut van een ambtelijk secretaris. “Hij neemt ons zeer serieus en ondersteunt onze wens om te professionaliseren. De kosten, ter hoogte van een vrijwilligersbijdrage, worden door de stichting betaald.”
De ambtelijk secretaris, die sinds september aan het werk is, is namelijk een voormalig lid uit de oudergeleding van een mr, die nu geen kinderen meer op school heeft. Judith Trip-Vriezen: “Het is iemand die het mr-werk kent, de taal van de stichting al spreekt en heel onafhankelijk kan notuleren. Iedereen vindt het fijn dat hij of zij zich in de gmr nu kan focussen op de inhoud.”