Formatieplan in 9 hapklare brokken

Daar ligt het formatieplan weer op tafel, vol bijgestelde cijfers over de inzet van al het personeel. De personeelsgeleding van de mr heeft er instemmingsrecht op, maar waar gaat deze jaarlijkse exercitie over en wat zijn de punten om op te letten?

 

1. Wat is het nu precies voor stuk?

Het document dat voor de mr van belang is draagt verschillende namen: formatieplan, bestuursformatieplan, meerjarenformatiebeleidsplan. hoe het ook heet, het formatieplan beschrijft wat er terecht komt van de visie op onderwijs, personeel, organisatie en financiën. er staat in hoe het bestuur de beschikbare middelen wil verdelen door keuzes te maken in de formatie, maar vooral waarom de voorstellen zijn gemaakt. de keuzes gelden voor het komende jaar. het formatieplan beschrijft ook wat de school verwacht in de komende vier jaar.

2. Wanneer komt de mr eraan te pas?

Een nieuwe versie van het formatieplan komt normaal gesproken ruim voor de zomervakantie op de agenda. Het ene jaar gaat het om bijstellingen die voortvloeien uit eerdere afspraken, het andere jaar kunnen er grote wijzigingen optreden. Hoe dan ook is het verstandig als de mr zich eerst laat informeren, om vervolgens gelegenheid te nemen om vragen te stellen en de achterban te raadplegen. In een daarna volgende overlegvergadering kan de instemming zelf op de agenda staan. die is nodig volgens artikel 12, lid b van de Wet medezeggenschap op scholen: instemmingsrecht voor de personeelsgeleding bij vaststelling of wijziging van de samenstelling van de formatie.

3. Hebben ouders en leerlingen ook iets te zeggen?

Zij krijgen in elk geval de informatie over het formatieplan zodat ze weten waar hun mr-collega’s van de personeelsgeleding mee bezig zijn. De mr kan zelf afspreken of ouders en leerlingen in de mr-vergadering meepraten over vragen en opmerkingen. In de overlegvergadering is het verlenen of weigeren van instemming een zaak van de personeelsvertegenwoordigers.

4. Papier is geduldig, hoe zien we of de cijfers reëel zijn?

Kijk of het formatieplan duidelijk uitlegt welke keuzes er zijn gemaakt en hoe die passen bij eerder gemaakte afspraken. De uitwerking is op elke school anders, maar er is altijd een relatie tussen de formatie en personeelsbeleid. Als het formatieplan bijvoorbeeld uitgaat van een daling van het ziekteverzuim, moet de school wel maatregelen nemen om dat doel te bereiken.

5. Welke cijfers zijn voor de mr interessant?

Een flauw antwoord is ‘allemaal’, maar kijk in elk geval bij alle gepresenteerde cijfers of de mr ze begrijpt. Daarna volgt de afweging hoe relevant ze zijn en let ook op de trend voor de komende jaren. Hoeveel leerlingen de school heeft per volledige leerkracht-fte is bijvoorbeeld een aanduiding voor de werklast, waarbij van belang is wat er de komende jaren gebeurt met die verhouding: stijgen, dalen of gelijk blijven. Kijk ook naar de gemiddelde klassengrootte, gemiddelde leeftijd van het personeel en verwachtingen over natuurlijk verloop. De meeste mr-en hebben wel een lid dat financieel onderlegd is en dus iets kan vinden van solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit van de school. Natuurlijk wilt u ook weten hoeveel van de lumpsum in overhead gaat zitten.

6. Hoe zit het met bandbreedtes en streefwaarden?

Sommige bestuurders houden van strakke planning en kiezen een getal als doel, bijvoorbeeld dat maximaal 85 procent van de rijksbijdrage besteed mag worden aan personeelslasten. Voor andere aspecten zijn bandbreedtes populair, bijvoorbeeld 16 tot 19 leerlingen per formatieplaats van het onderwijzend personeel. Hoe ruimer die bandbreedte, des te minder het getal zegt en hoe meer speelruimte de bestuurder voor zichzelf creëert.

7. Waar haalt onze bestuurder die cijfers allemaal vandaan?

Het meeste materiaal komt uit registraties die de school toch al bij moet houden, zoals verzuim en leerlingenaantallen. Het formatieplan bundelt die gegevens om inzicht te geven in de samenhang.

8. Hoe kunnen we zien of het plan volledig is?

Sinds kort staat op de website arbeidsmarktplatformpo.nl een handige scan voor het formatieplan, opgesteld in samenspraak tussen de AOb, de PO-raad en financieel bureau Infinite. De scan is ook voor het voortgezet onderwijs bruikbaar; enkele specifieke vragen rond de cao primair onderwijs kunt u dan overslaan. Er staan gedetailleerde praktijkvoorbeelden in voor scholen die tot de ontdekking komen dat hun formatieplan nog wat aanvullingen nodig heeft. De scan helpt ook de bestuurder, als die twijfelt over onderdelen van het plan. Als mr-lid hoeft u zelf geen enkel cijfer paraat te hebben om zich nu al te oriënteren en als u het antwoord op een vraag niet zeker weet, kunt u gewoon kijken wat er gebeurt als u ja of nee kiest. Heeft u het formatieplan later wel in handen, dan voert u de scan gewoon nog een keer uit.

9. En toch raakt onze mr de weg kwijt in al die cijfers, wat nu?

Cijfers zonder context zaaien vooral verwarring. vraag dus uitleg bij elk cijfer dat de mr niet kan overzien. Nog niet genoeg of smaakt de discussie met uw overlegpartner juist naar meer? De AOb geeft diverse cursussen waarin mr-leden meer leren over de cijfermatige kant van de schoolorganisatie. Op aobmedezeggenschap.nl staat alle informatie over aanmelding voor individuele mr-leden of als maatwerk, waarbij een trainer naar uw school toe komt.