“De gemiddelde medezeggenschapsraad kijkt met paniekerige ogen naar de begrotingscyclus”, weet trainer Floris IJsendorn van de AOb. “Er zijn altijd flink wat leden die zichzelf meteen diskwalificeren om over het financiële verhaal mee te praten. ‘Daar snap ik helemaal niks van’ en: ‘not my cup of tea’, klinkt het dan al snel.” Maar om als medezeggenschapper mee te kunnen praten over de begroting, hóef je zelf echt geen controller te zijn of over diepgaande financiële kennis te beschikken, zegt Paul Hellings, financieel beleidsadviseur bij de AOb. “Het gaat erom dat je de juiste vragen stelt.” En daarbij gaat het niet om een paar euro’s meer of minder, benadrukt hij, maar om de grote lijn. “Het gaat steeds om dezelfde dingen. Hoe zit het met de koppeling van het geld met het beleid? Als het goed is, zie je de speerpunten van een strategisch beleidsplan terug in de begroting. Die vertaalslag moet zichtbaar zijn, maar vaak is dat niet het geval. Daar kun je altijd naar vragen als mr.” Floris IJsendorn is het daar helemaal mee eens, zegt hij. “Het gaat om de keuzes, niet om de knaken.”

Achterstandspositie

Als het goed is, ligt er voor het eind van het kalenderjaar op elke school een goedgekeurde begroting voor het komende jaar. Maar de praktijk is weleens anders. Hij kent een geval waarbij de begroting pas op 20 december bij een mr binnen kwam, zegt IJsendorn. “Of, nog erger, in februari van het al lopende jaar.” Dan valt er weinig meer bij te stellen na het mr-advies. Aan zo’n achterstandspositie kun je als mr zelf ook wat doen, vindt hij. “Mr-leden denken soms te star: de begroting hoort in november langs te komen. Maar je kunt er natuurlijk heel goed al in september naar kijken.” Tijdig informatie krijgen, daar kan de mr op aandringen bij het bevoegd gezag, vindt hij. “Mr’s worden nu vaak pas laat in het proces meegenomen, als de begroting al áf is. Daarvoor is er al op heel veel plekken met diverse betrokkenen gepraat over het geld. Wat zijn de wensen van bijvoorbeeld alle betrokken schooldirecteuren, hoe groot is de bandbreedte?

Meer opties

Vaak zijn de keuzes al gemaakt en komt de begroting dan nog ‘even langs de mr’. Foute boel, vindt IJsendorn. “Als mr kun je in een vroeg stadium, bijvoorbeeld voor de zomervakantie, zelf ook vragen: hoeveel leerlingen verwachten we volgend schooljaar ongeveer, wat betekent dat voor de financiën en welke keuzes liggen er dan voor? Wat is de route naar een sluitende begroting? Waar gaan we besparen, waar geven we het budget juist wel aan uit? Gaat het geld naar ict, naar onderhoud, naar klassenassistenten? Daar wil je als mr de vinger achter krijgen.”
Zo is medezeggenschap bedoeld, vindt hij. “Je wilt met elkaar in gesprek. Als er vijf opties liggen, valt er wat te kiezen. Nu ziet een mr de stukken soms pas als er al voor één van de opties is gekozen. Dat lijkt dan oké en onderbouwd, maar je weet niet wat er is afgevallen en waarom. Je was als mr niet betrokken bij de selectie van die plannen. Dan word je dus eigenlijk gevraagd om te tekenen bij het kruisje. Dat is natuurlijk geen advies geven, wat de wetgever juist wel van je vraagt.”

Op weg naar instemming

Nu geldt nog adviesrecht over de begroting, maar er ligt een wetvoorstel om de mr veel verder gaande bevoegdheden te geven, namelijk instemmingsrecht op hoofdlijnen van de begroting. Vooruitlopend op dat formele instemmingsrecht zou een bestuurder nu al in de geest van dat wetsvoorstel moeten handelen, vindt Paul Hellings. “Je moet streven naar instemming. Goed onderbouwen wat je wilt en als daar reden voor is, zaken aanpassen.” Aan die goede onderbouwing ontbreekt het nogal eens, vinden beide AOb-deskundigen. Zij zien veel begrotingen die ‘onder de maat zijn’, zeggen zowel Hellings als IJsendorn. Hellings: “Technische stukken vol cijfers, die je zelfs als financieel expert enorm door moet spitten om te ontdekken hoe het ervoor staat. Bestuurders en controllers weten natuurlijk veel meer over de financiën dan de leden van mr of gmr. Maar ze moeten de mr wel mee willen nemen in hun financiële verhaal. Dat hoeft niet in jip-en-janneketaal, maar de begroting is een belangrijk document. Het is een blik vooruit, wat gaan we doen het komende jaar. Als bestuurder moet je moeite willen doen om dat goed te onderbouwen en daar een goed gesprek over te voeren met mr of gmr.”

IJsendorn constateert dat er grote onderlinge verschillen zitten in de kwaliteit en de omvang van begrotingstukken. “Soms krijgt een mr zelfs alleen een Excelbestandje, mogen ze zelf blijkbaar naar de verschillen met de gegevens van vorig jaar zoeken. Zo werkt het natuurlijk niet, dat kun je beter meteen terugsturen. Je moet als bevoegd gezag met een duidelijk stuk komen, met een toelichting op het beleid, op de keuzes die zijn gemaakt.” Die tekst is veel belangrijker dan de precieze getallen, vindt IJsendorn: “Je kunt als mr heel goed een beetje wegblijven van de cijfers. Welke keuzes maakt je bestuurder, daar gaat het om.”

Kengetallen en signaleringswaarde

Hoe lukt het je om als mr de juiste vragen te stellen als de begroting op tafel ligt? Hellings vindt de kengetallen die de inspectie hanteert bij het financiële toezicht een uitstekend hulpmiddel. Er waren altijd vijf kengetallen, juni 2020 is er een zesde bijgekomen, die gaat over de hoogte van de financiële reserves van een schoolbestuur. “Als AOb zeggen we al jaren: een school moet niet te veel geld op de plank laten liggen, dat geld is bestemd voor het onderwijs. Eindelijk heeft de inspectie nu vastgesteld hoe hoog die reserves mogen zijn.”
Hij adviseert medezeggenschappers om het met het bevoegd gezag ook over de vijf andere kengetallen te hebben: “Je hoeft het niet helemaal te snappen om toch de goede vragen te stellen. Je moet willen weten: staan die kengetallen in onze begroting en voldoen wij aan de signaleringswaarden? Zo nee: waarom dan niet en wat gaan we daaraan doen?” Hellings noemt het nieuwe kengetal over de reserves een hele belangrijke en grote verandering. “Dit is een grote stap vooruit en je kunt daar als mr en gmr nu een goede discussie over voeren. Is ons schoolbestuur niet te rijk? Hoe komt dat en hoe gaan we die hoge reserves inzetten voor het onderwijs?” Het is nog steeds mogelijk om als bestuur te sparen, zegt Hellings. “Maar je moet wel duidelijk maken wat je met dat overschot wilt gaan doen. Zeggenschap afleggen over oppotgedrag hoort er vanaf nu bij.”

Prognoses

Ook een belangrijke: hoe verwachten we dat de financiële positie van de school zich ontwikkelt in de toekomst? “Welke risico’s lopen we en hoe zie je dat terug in de begroting? Hoe zit het met de leerlingprognoses, rekenen we onszelf rijk of zijn ze betrouwbaar? Je wilt als mr en gmr díe hoofdlijnen van de begroting te pakken zien te krijgen.” De communicatie tussen gmr en mr is ook belangrijk als het gaat om de begroting, vindt Floris IJsendorn. “Als je als mr weet wat de gmr van de begroting vindt en wil bespreken, helpt dat natuurlijk.”