Schoolbegroting draait niet om de knaken

Aan een schoolbegroting met alleen cijfers heeft een medezeggenschapsraad niets. Bij de bespreking draait het om beleid achter de getallen. Is de begroting nog niet beleidsrijk, dan is het tijd om stappen te nemen.

Het is een bekend verschijnsel in veel mr’s: als het over geld gaat, of de begroting staat op de planning, dan zijn er altijd een paar leden die roepen dat ze ‘geen verstand hebben van financiën.’ Dat is onzin, vinden Floris IJsendorn en Arnold van Horssen van de Algemene Onderwijsbond. “Iedereen kan thuis toch ook over z’n financiën beslissen? Je hebt daar helemaal geen speciale opleiding voor nodig, je hoeft zelf heus geen controller te zijn. Waar het om gaat: bestuurders moeten een goede, inzichtelijke begroting aanleveren. Dat gebeurt nog lang niet altijd. Een mr heeft níks aan een Excel-sheet dat door het stafbureau is aangeleverd. Alleen maar cijfers en een marginaal inleidinkje? Daar moet je als mr of gmr niet mee akkoord gaan.”

Ken de cyclus

Waar begint de weg naar een betere bespreking van de begroting mee? Dat je als medezeggenschapper de jaarcyclus kent van je instelling, en die in je eigen jaaragenda opneemt, zegt Van Horssen. “Je hoeft niet te wachten tot een bestuurder eind oktober zelf komt met de begroting, je kunt er ook al voor of na de zomer om vragen. Dan kun je in een vroeger stadium meepraten over de wensen. Dan weet je hoeveel leerlingen er worden verwacht, en welke route er wordt afgelegd om een sluitende begroting te krijgen. Waar wil men besparen, waar juist per se niet. Het is belangrijk dat je daar als mr de vinger achter krijgt. Dat je meepraat op het moment dat je nog invloed kunt uitoefenen.”

Medezeggenschap gaat over het gesprek samen voeren, benadrukt IJsendorn. “Je wilt niet tekenen bij het kruisje, je wilt als mr de afwegingen kennen, horen wat de keuzes zijn. Dan pas kun je een afgewogen advies geven, zoals de wetgever van je vraagt.”

Idealiter verschijnt er eerst een kaderbrief, bijvoorbeeld al in het voorjaar. Daar staan de uitgangspunten, aannames en doelstellingen in. Dat maakt het makkelijker om later in het jaar naar de begroting te kijken. De jaarrekening hoort er natuurlijk ook nog bij als het om de financiële verantwoording gaat. En ja, uiteraard is het verstandig als één of twee leden van de raad een scholing volgen op financieel gebied. “Die weten dan nog beter waar het om gaat en laten zich niet met een kluitje in het riet sturen.”

Meevaller, wat nu?

De meerjarenbegroting is de basis voor het gesprek: daar staan de keuzes in, waar de school het geld aan uitgeeft. Er kunnen mee- en tegenvallers zijn, die worden in een begroting duidelijk als de cijfers zijn bijgesteld met de laatste ontwikkelingen. “Je moet van tevoren nadenken: wat gaan we als eerste schrappen, als het tegenvalt? Of juist: wat doen we met een meevaller?”

Bij een begroting moet duidelijk zijn: wat voor school willen wij zijn, wat vinden wij belangrijk, vinden Van Horssen en IJsendorn. “Dat is het gesprek dat je wilt voeren met je bestuurder. Niet of het schoolreisje een paar honderd euro duurder was dan vorig jaar, maar vinden wij zo’n schoolreisje belangrijk als school, welk doel dient het en hoe bereiken we dat?”

Met de verplichte continuïteitsparagraaf in de jaarrekening en de meerjarenplanning kun je als medezeggenschapper makkelijk terugkijken en checken: zijn de verwachtingen uitgekomen, zitten we erboven of eronder? “Zo krijg je als mr meer inzicht in het financiële reilen en zeilen van je school.”

Het draait bij het lezen van een begroting om de koppeling van geld en beleid. De speerpunten van het strategisch beleidsplan moet je terug kunnen vinden in de begroting. IJsendorn: “Het gaat om de keuzes, niet om de knaken.” De bestuurder moet daar een goed gesprek over willen voeren met je medezeggenschapsraad, vindt IJsendorn. “Het is een blik vooruit: wat gaan we doen het komende jaar. Dat moet een helder document zijn, dat inzicht geeft.”

Verandering, waarom?

Struikel niet over de vele cijfers, staar je daar niet blind op, adviseren de deskundigen. “Het gaat om het goede gesprek voeren. Je wilt de toelichting. Wat gaat er veranderen en waarom? Hoe zien wij terug dat we bijvoorbeeld internationalisering heel erg belangrijk vinden als school? Waarom kiezen we nu ineens wél voor vakleerkrachten muziek en lichamelijke opvoeding? Welke keuzes maken we en wat is daarvan het gevolg? Welke risico’s lopen we?”

Van Horssen: “Het is natuurlijk belangrijk dat er een goede raming van de kosten wordt gemaakt: hoe is het met de ontwikkeling van het leerlingenaantal, krijgen we als school met nieuwbouw te maken. Een risicoanalyse is belangrijk. Ik vind zelf: we zijn in dit land geneigd om risico’s hoog in te schatten en veel te sparen. Maar je kunt aan de kengetallen zien of de reserves van jouw school te hoog zijn of realistisch.”

Kijk als mr bij de begroting niet meteen naar de cijfers, adviseert Arnold van Horssen. “Denk na: wat is onze koers, wat is de kern voor deze organisatie. En stel je vervolgens de vraag: helpt deze begroting om die koers te varen? Het gaat om de hoofdlijnen!”

Tips voor de begrotingsbespreking:

• Kijk naar de kengetallen op de site van de onderwijsinspectie. Lees de continuïteitsparagraaf van de jaarrekening. Daar staat een toekomstprognose als het gaat over de personele bezetting, de leerlingenaantallen, de financiële reserves en de risico’s. Zijn we aan het oppotten of gebruiken we het geld waarvoor het is bedoeld?
• Let op: is het een standaardtekstje of gaat het echt over jullie school?
• Als je er zelf niet uitkomt, schakel dan een deskundige in. Met een mr-servicepakket heb je recht op een aantal gratis uren ondersteuning. En iedere mr en gmr heeft budget om -na overleg met de bestuurder- deskundige hulp in te schakelen. “Maak daar gebruik van”, adviseert Arnold van Horssen. “Een goede bestuurder overlegt graag met kritische mensen. Die houden haar of hem scherp.”