Van ontmoeting komt dialoog

AOb-trainer Annemarie van Luik volgde de leergang Board Potentials van het Nationaal Register, een opleiding voor toezichthouders en deelt haar bevindingen over het agenderen en inrichten van de gesprekken, plus alles daaromheen.

Het halfjaarlijkse gesprek tussen raad van toezicht en de medezeggenschap loopt maar het kan nog beter. Het goedenieuws is dat er duidelijke aanknopingspunten zijn en dat de raden van toezicht zich willen inzetten om er een gesprek van te maken waar beide partijen van profiteren.
Verbetering is mogelijk als meer raden van toezicht het doel van het gesprek voor de gmr helder maken. Oprecht betrokken zijn en de juiste vragen stellen helpt ook om een goed gesprek tot stand te brengen. Door te investeren in de relatie met de medezeggenschap verkleint de toezichthouder de afstand die (g)mr-leden vaak ervaren.

Een goede relatie met medezeggenschappers is een voorwaarde om relevante informatie op tafel te krijgen, zodat de toezichthouder uit meerdere bronnen weet wat er reilt en zeilt in de schoolorganisatie. Dan kan de toezichthouder goede feedback geven aan de bestuurder, wat volgens de wetgever essentieel is voor de versterking van het zelfcorrigerend vermogen in de onderwijssectoren.

Afstand

Uit mijn rondvraag bij 30 medezeggenschapsraden blijkt dat er in de meeste gevallen een gesprek of gezamenlijke vergadering is tussen raad van toezicht en gmr. In alle gevallen is de gmr de gesprekspartner. Verheugend is dat slechts een enkele (g)mr aangeeft dat er in het geheel geen overleg is. In de helft van de gevallen is er één keer per jaar een gesprek. Het doel is echter niet altijd helder en in zulke gevallen ervaart de medezeggenschap het gesprek als een ‘verplicht nummertje’.
Onderwerpen die besproken worden zijn de financiële situatie, knelpunten op school en het strategisch beleidsplan. Slechts één derde noemt het functioneren van de bestuurder als gespreksonderwerp. Opmerkelijk is dat vrijwel iedereen aangeeft afstand te voelen tot de raad van toezicht. Dat blijkt ook uit antwoorden als: ‘We hebben een ontmoeting met de raad van toezicht’ of ‘De raad van toezicht is aanwezig als toehoorder bij onze vergadering’.

Drie rollen

De raad van toezicht heeft drie rollen.
Toetsen en controleren gaat om het monitoren van resultaten en prestaties: zijn we goed op weg om de doelen die we hebben afgesproken in het strategisch beleid te behalen of moet er bijgestuurd worden? Is het beleid nog houdbaar? Onder deze eerste rol valt ook het goedkeuren van beleid en jaarstukken.

De tweede rol is sparringpartner voor de bestuurder, waarbij de rvt-leden meedenken en advies kunnen geven aan de bestuurder.

In zijn derde rol is de raad van toezicht de werkgever van de bestuurder, met taken als het aanstellen, schorsen en ontslag, belonen en beoordelen van de bestuurder.

Informatieplicht

Wim Zwaan, toezichthouder bij diverse organisaties maar ook lid van de raad van toezicht van het Stellingwerfcollege, een school voor openbaar voortgezet onderwijs in Oosterwolde, is heel stellig: “Een bestuur moet de omgeving betrekken bij de beleidsvorming en ook als raad van toezicht is het je plicht om uit diverse bronnen informatie te halen. Zonder die informatie kun je je rol als toezichthouder niet goed uitoefenen. De medezeggenschap is een belangrijke bron.”
In zijn beleving werden met de gmr al nuttige gesprekken gevoerd voor de wettelijke verplichting er was. “Je moet wel een aantal afspraken maken. Het kan bijvoorbeeld niet zo zijn dat je als mr wel iets bespreekt met de raad van toezicht maar niet met de bestuurder.”

Vaak is er een zekere afstand tussen raad van toezicht en medezeggenschap, waardoor er geen gelijkwaardigheid is in de communicatie en relevante informatie niet gedeeld wordt

Voor de raad van toezicht leveren de gesprekken niet vanzelf meerwaarde op. Vaak is er een zekere afstand tussen raad van toezicht en medezeggenschap, waardoor er geen gelijkwaardigheid is in de communicatie en relevante informatie niet gedeeld wordt. De raad van toezicht die dit knelpunt ziet, heeft de belangrijke taak om de juiste voorwaarden te scheppen: gelijkwaardigheid in communicatie, een duidelijk doel, toegankelijkheid, openheid en transparantie.
Een mooi moment om afstand te overbruggen is volgens Wim Zwaan de werving van nieuwe bestuurders en rvt-leden. “Betrek de medezeggenschap daarbij, je spreekt elkaar dan intensief en dat maakt dat je elkaar leert kennen maar ook dat je elkaar leert verstaan.”

Helder en zacht

Zwaan ziet voor de raad van toezicht ook een taak om het doel van het gesprek met de medezeggenschap duidelijk te maken, vanwege de plicht om vanuit meerdere bronnen informatie te verzamelen. Stel samen de agenda op, adviseert hij, dat maakt helder waarom je bij elkaar gaat zitten. Bij het heldere doel hoort beschikbaarheid van informatie voor de medezeggenschap. Als daar iets ontbreekt, mist de medezeggenschap kansen.

Raden van toezicht krijgen van de bestuurder veel feitelijke informatie. Het gesprek met de medezeggenschap levert daarnaast informatie op over de ‘zachte kant’ van de organisatie, vaak subjectieve data die niet zo meetbaar zijn als financiële gegevens, verzuim, instroom, doorstroom en uitstroom. Toch is dergelijke zachte informatie van nut voor een raad van toezicht, stelt Zwaan: “Vaak zijn er signalen en is het gesprek een bevestiging. Deze informatie heeft wel degelijk meerwaarde in het gesprek met de bestuurder. De raad van toezicht gebruikt de informatie om de bestuurder te laten reflecteren.”
In een volgende fase kunnen raad van toezicht en bestuurder het beleid aanpassen en veranderingen in de cultuur van de organisatie mogelijk maken.

Voltallig vergaderen

“Bij Primenius streven we ernaar dat we als voltallige raad van toezicht twee keer per jaar een gesprek hebben met de voltallige gmr. Eén per jaar keer is ook het college van bestuur aanwezig.” Aan het woord is Luuk Dillerop, lid van de raad van toezicht van Primenius, een stichting die op basis van de katholieke identiteit 34 basisscholen voor primair onderwijs in Groningen en Drenthe in stand houdt.

Voor een waardevol gesprek zijn openheid, duidelijk doel en toegankelijkheid van belang

De meeste gespreksonderwerpen komen uit de raad van toezicht op de agenda. Dillerop hoopt dat de gmr vaker punten gaat agenderen, wat te bevorderen is door scholing. Net als Zwaan ziet Dillerop ook voor de raad van toezicht een belangrijke taak om ruimte te scheppen. “Voor een waardevol gesprek zijn openheid, duidelijk doel en toegankelijkheid van belang.” De raad van toezicht beseft dat ze wordt gezien als de club in de ivoren toren. Het helpt om tijdens informele bijeenkomsten en werkbezoeken contact te zoeken met medezeggenschappers, zegt Dillerop. Dat verkleint de afstand en draagt bij aan een open gesprek in het formele overleg. Toegankelijkheid speelt niet alleen een rol bij het halfjaarlijkse gesprek met de raad van toezicht maar in zijn algemeenheid. De medezeggenschap moet de raad van toezicht weten te vinden en beide moeten dan ook benaderbaar zijn.

Dillerop heeft goede ervaringen met anders ingericht overleg tussen raad van toezicht en medezeggenschap. Primenius gebruikt dan kleinere groepen van een rvt-lid met enkele gmr-leden die samen een onderwerp bespreken. Deze werkwijze laat onderwerpen meer leven en brengt diepgang in het gesprek. Als toezichthouder ziet Dillerop de meerwaarde van de gesprekken met de medezeggenschap vooral in bevestiging van wat hij uit andere bronnen al weet. Hij gebruikt het overleg als toets voor de informatie die hij van het bestuur heeft gekregen.

Eigentijds toezicht

Voor Elma Hafkamp legde de wettelijke verplichting tot overleg slechts vast wat zij al deed als toezichthouder bij meerdere organisaties waaronder Proloog, dat 23 scholen voor openbaar primair onderwijs heeft in de omgeving van Leeuwarden. “Ook voor de verplichtstelling vanuit de wet hadden we twee keer per jaar een gesprek met de medezeggenschap. Een toezichthouder die op een eigentijdse manier toezicht wil houden zorgt dat informatie uit meerdere bronnen komt, anders kun je je rol niet goed uitoefenen.”

Voor de raad van toezicht geldt door de wetswijziging een haalplicht om informatie te krijgen, de gmr heeft tegelijkertijd de plicht om informatie te brengen

“Als toezichthouder moet je intrinsiek gemotiveerd zijn om deze gesprekken te voeren. Een wettelijke verplichtstelling helpt niet, want dan is het slechts een afvinklijstje dat afgewerkt moet worden. Een raad van toezicht die mee is gegaan met de ontwikkeling van het toezicht houden heeft de verplichting om contact te houden met de diverse stakeholders van de organisatie. De medezeggenschap is een belangrijke stakeholder, dat contact is er in de halfjaarlijkse gesprekken maar ook op informele momenten.”

Voor de raad van toezicht geldt door de wetswijziging een haalplicht om informatie te krijgen, de gmr heeft tegelijkertijd de plicht om informatie te brengen. Hafkamp vindt dat de toezichthouder actie moet ondernemen als een van de twee niet loopt: “Als de medezeggenschap niet actief is en er geen goed gesprek is zegt dat iets over het functioneren van de medezeggenschap. Als je als raad van toezicht constateert dat de medezeggenschap niet functioneert neem je dat mee in de gesprekken met de bestuurder. Je zou dan het bestuur kunnen adviseren om te kijken op welke wijze zij de (g)mr kunnen versterken.”
Is de raad van toezicht door het gesprek met de medezeggenschap beter op de hoogte van het reilen en zeilen van de organisatie? Elma Hafkamp: “Het gesprek geeft informatie waarmee je toetst of de informatie van de bestuurder klopt. Past het verhaal van de medezeggenschap daarbij en bij het beeld uit de cijfers? Hoe voelt het? Hoe is de relatie met de bestuurder? Vaak betreft het ‘softe info’ die je niet uit de cijfers haalt maar die je als toezichthouder onder andere kunt gebruiken in het jaargesprek met de bestuurder.”

En de MR?

Voor mr-leden die het overleg met hun toezichthouder een impuls willen geven is een handreiking beschikbaar via InfoWMS.